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一般而言，黑函或流言的發生大多是因為有人有不滿情緒，無處宣洩，只好靠著杜撰攻擊性的黑函或散佈不實的流言，像是過去的耳語傳播或信件散佈，或現在則倚賴電子郵件的發送和網路文章的撰寫，來發洩其不滿情緒。所以黑函大多來自不滿的情緒，而情緒的釋放才是其重點。i-Talent*學習計畫
所以我們必須先搞清楚什麼是「黑函」，但凡其檢舉函件中，包含不實內容，有惡意打擊、攻訐被檢舉者(或其他相關人士)，甚而挾怨誣指被檢舉者貪贓枉法，以達成報復之目的，其特色不外乎以下：
一、 過去檢舉函多採電腦打字、剪貼，或委由他人代筆，且不具真實姓名、地址，甚而冒用他人姓名。不過這是以前，現在的黑函大多佯裝弱勢，聲稱自己遭受不公平待 遇，用真名示人亦無所謂，因為它的目的是要扭曲你的價值觀，造成你的認知不協調。例如，很多離職員工對前雇主惡言相向，卻對於自己是否合法離職忽略不計， 對於是否傷害其他同仁權益，避而不談，然後每天哭爹喊娘地說自己權益受損，更恐怖的是現在的抹黑還都組織化了。
二、內容不實，大多誇大其詞，且挾怨報復，蓄意製造內部對立。在這種看似人際關係連結緊密的年代，事實上大多是「恐懼的平衡」，一有風吹草動即大動干戈(很多離職員工即是這麼對待前雇主及同事)，過去可能還要用偷偷摸摸的方式進行情蒐，現在只要上臉書去Google什麼資料找不到，搞不好你每天看似穩定的部落格瀏覽量其實就是對手正在找機會見縫插針，不得不慎。
三、檢舉者為達其控告之目的，或增強其投訴效應，常以同函影印並分向多個機關投寄，俗話說得好，雞蛋不要放在同一個籃子裡，尤其在台灣這個說不清理還亂的政治結構底下，最好任何投訴的機構都去「黑」一下，這樣才能確保有一定的效果，大多會朝著各部會以及主要相關機構寄送，而且會一直寄到對方有回應為止，所以內政部、法務部甚至教育部等都是接收投訴的大戶，國防部甚至有投訴專線(有幾個役男敢打)，所以為了應付這些大量的投訴，這些機關單位都建立了良好的「回覆系統」，你大多會收到以下 :
您好 :
您的來信已經收到了，我們將對來信內容作適切處理後另行答覆，謝謝您的來信。
XX局處 敬上
幾天之後你就會在收到一封針對你的問題提出的「看不懂」回覆，或者說「已逕行調查」的回覆，大部分然後就沒下文了，假如你投訴的是法務部，基本上這個部會較 為謹慎，只要不要太離譜的內容，你有機會收到所謂的「證人通知書」，千萬不要太高興，這不代表你已經投訴成功，反而是因為想要了解你的「檢舉動機」而請你 去「喝茶」，缺乏法律經驗的檢舉者通常在此時就會搖旗吶喊，宣告勝利，殊不知這根本尚未進入調查程序，所謂的「勝利」根本還沒發生啊!基本上司法院也表示每年度的四到五月是黑函的旺季，要面對這麼多「莫須有」的指控的確需要一點技巧。
其實就算黑函形式百百款，但其事發主因大概不脫「利益衝突的蓄意報復」， 在職場上，因為對於公司政策的不滿表達無路，或者礙於權勢無法表達的苦悶，在社會上則是對於特定人士的不滿，在選舉時黑函更是漫天，為的不就是勝選，總之 黑函的目的就是為了「利益」，任何無涉利益分配的場合根本不會有黑函的出現。大陸上有一句順口溜：「只要郵票三毛錢，讓你痛苦好幾年。」短短一句話，鮮活 地給「黑函」下了完美的注腳，似是而非的言辭、義正嚴詞的言論卻經常在升遷時、選舉時、權力鬥爭時等關鍵時刻出現，但總有人冷不防地被這種最廉價的砲彈傷 到。史學家柏楊形容它是「弱勢者的文化」；社評家南方朔稱它源於「中國人的匿名性格」；專欄作家黎建南更直截了當，說它是見不得人好的「紅眼症」，我則認 為這是一種純粹來自人性的惡意，通常這種惡意的背後隱藏了更深的「企圖」。
黑函的動機，多半來自嫉妒；黑函的目的，當然是傷害別人，但其實相當不智，職場上，就算你把別人拉下來了，如果你實力不足，下一個上去的也不會是你。寫黑函者多半心存苦毒，不會快樂，活得像陰濕洞內的老鼠，到頭來損失最多的是自己的時間和人生。
假設有一天你必須面對黑函的攻擊了，我想你可能是個「Somebody」了，否則沒有攻擊的價值，所以趁勢建立你優異的心理素質，從這些黑函中學到東西，對於職涯成長也未必不是好事。所以該學到什麼事呢？
一、學會更要謙虛謹慎，特別是你得勢的時候。
二、提高自己的挫折容忍力。
三、學會對人性的有了更深的體悟。
正所謂「人言可畏」，「三人成虎」，人生中難免遇到風風雨雨，過了就會雨過天晴。借用知名作家吳淡如的一段文字:「人生是一場賽局，共存共榮才能長久獲利，使小手段只能一時暗自得意，卻無益長期優勢。與其花力氣寫黑函，不如花力氣改善自己」。「人之謗我者，與其能辯，不如能容；人之侮者，與其能防，不如能化」面對這些惡意的攻訐最聰明的作法是坦然與淡然，「上善若水，水善利萬物而不爭，處為人之所惡，故幾於道。居善地，心善淵，與善仁，言善信，正善治，事善能，動善時。夫唯不爭，故無尤。」老子的智慧與大家分享。
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